Мы с вами уже говорили о Тайм-менеджменте для младших школьников и привития им навыков управления своими временем. Но многие из вас задают вопрос о том, как научить ребенка, если у взрослого тоже есть в этой области проблемы. Поэтому сегодня разберем 5 техник тайм-менеджмента, которые актуальны для людей любого возраста.
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Мы начнем практиковаться с локальных техник, которые помогут вам здесь и сейчас.
Метод 1-3-5
Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.
Метод 90/30
Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.
Согласно исследованиям 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается.
Метод «Помидора»
Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.
Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса. Один 25-минутный спринт и называют помидором.
Главная цель метода помодоро — помочь сконцентрироваться на наиболее приоритетном в данный момент деле. Метод помогает меньше прокрастинировать и быстрее приступать к выполнению задач (в том числе сложных или скучных) в любых условиях.
Регулярные перерывы дают мозгу время усвоить все, что произошло в течение последнего помидора, и сделать выводы. Это позволяет работать более продуктивно.
Важное замечание по поводу перерывов. Во время отдыха лучше как можно меньше нагружать мозг новой информацией. Не рекомендуется читать новости или отвечать в мессенджерах. Лучше всего полежать с закрытыми глазами или, как минимум, встать из-за стола и пройтись.
Метод «Поедание лягушек»
Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.
Метод «Канбан»
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
За себя скажу, что я никогда не пользовалась в чистом виде техниками тайм-менеджмента, у меня была своя система планирования. Я всегда шла от общего к частному, т.е. для начала прописывала планы на ближайшие 3-5 лет, расписывала планы на год, иногда дробила их на полугодия или кварталы (все зависело от целей) и уже потом занималась месячным и ежедневным планированием. В моем арсенале было множество блокнотиков, ежедневников, планеров. Причем, они всегда должны были быть супер комфортные, красивые, эстетичные. Так мне было приятнее и желание держать их по рукой не пропадало.
В последнее время система немного видоизменилась, несколько лет я ничего не записывала, просто держала в голове планы и задачи, но их стало снова так много, что я возвращаюсь к планированию, причем в более осознанном виде. Сейчас я не просто пишу планы в ежедневник, который сама создала для себя, а прорабатываю их согласно методике планирования будущего на основе коучинга и психологии. Этой же методикой я пользуюсь в индивидуальной работе на коуч консультациях.
А теперь поболтаем? Какие у вас отношения с тайм-менеджементом?